Vantagens
- Localização rápida e precisa dos documentos;
- Automação dos processos;
- Redução significativa de custos administrativos;
- Economia do espaço físico;
- Documentos disponíveis em rede;
- Elimina a falsificação e extravio dos documentos;
- Proporciona maior dinamismo em transações;
- Preservação do documento original;
- Aumento de produtividade;
- Redução de custos com recursos humanos;
- Desburocratização de processos;
- Preservação do meio-ambiente;
- Possibilidade de eliminação de papéis;
- Autenticação na Internet com segurança.
Por que usar GED?
A informação é hoje, uma nova espécie de patrimônio intangível das empresas. O acesso rápido a esse conhecimento, bem como a tranquilidade de veracidade do dado acessado é imprescindível.
Para usar de forma adequada esse patrimônio, os gestores vêm enfrentando um desafio no gerenciamento e acesso rápido e confiável das informações, buscando soluções que possam atender as suas necessidades de criação, distribuição, pesquisa e recuperação.
A X-Scan apresenta solução personalizada para cada cliente e suas necessidades específicas. Essa adequação só é possível graças aos anos de experiência adquiridos, além da alta capacidade técnica especializada e utilização de tecnologia de ponta, renováveis permanentemente.
Especialização
Abaixo uma listagem exemplificativa de algumas aplicações. Além destas, existem diversas outras para as mais variadas finalidades. O GED é um conceito a ser aplicado em todos os segmentos de negócios:
- Ações de apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias
- Ações de apoio aos processos de fiscalização
- Atendimento às obrigações impostas pela Lei de Acesso à Informação (organizações públicas)
- Apoio documental a sistemas de GIS
- Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc.
- Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros
- Automação de cartórios
- Bibliotecas digitais
- Cartões de assinatura
- Catálogos de produtos
- Clipping – Arquivos de recortes de jornais e revistas
- Contratos de câmbio
- Contratos de financiamento e leasing
- Controle de bilhetes de companhias aéreas
- Controle de depósitos e pagamentos em retaguarda de agências bancárias
- Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais
- Controle do processo de compras
- Conversão de acervo histórico
- Conversão de bibliotecas físicas para digitais
- Conversão de sistema micrográfico
- Desenho de engenharia e relatório técnico
- Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial
- Documentação cadastral e societária de empresas
- Documentação de administração hospitalar
- Documentação de auditoria (fiscal, contábil, operacional etc.)
- Documentação de contratação de consórcios
- Documentação de logística de transportes
- Documentação dos sistemas de qualidade – ISO 9001, Excelência em Serviços, Inmetro etc.
- Documentação e acompanhamento de ciclo de vida de produtos
- Documentação e processos jurídicos
- Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros
- Documentação eletrônica de escritórios (exemplo: arquivos Word, Excel, Power Point etc.)
- Documentação em instituições de ensino
- Documentos das polícias civis, militares, detrans e outros
- Forms Processing – Processamento de Formulários
- Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de Recursos Humanos e fundos de Pensão
- Gerenciamento de ordens de serviço
- Gerenciamento de processos de concessão
- Gestão de contratos em geral
- Gestão de correspondências em geral (fax, e-mail e outros veículos)
- Gestão e processamento de pagamentos por cheques e cartão de crédito, da consulta ao recebimento
- Processamento de importação e exportação
- Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção
- Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais
- Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo serviço de mensageria
- Processos de crédito imobiliário
- Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro, indenização etc.