O que é GED?
Resumidamente, GED – Gestão Eletrônica de Documentos é um tipo específico de tecnologia que permite facilmente controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações em documentos. O processo consiste em digitalizar, armazenar, localizar e recuperar as informações existentes em papel ou meio eletrônico.
Como o GED pode ser útil na minha empresa?
A documentação em uma empresa é essencial, reconhecida inclusive como um dos seus maiores patrimônios. Ao fazer uso de GED. esse patrimônio é preservado, além de organizado automaticamente, permitindo o acesso imediato à informação necessitada. Como o documento torna-se disponível em meio eletrônico, a redução de custos operacionais é sentida de imediato, além de prover melhor aproveitamento do espaço físico, entre outros benefícios.
GED é seguro?
A X-Scan mantém controle rígido acerca da segurança dos dados. Possui assinatura Digital tornando os documentos digitalizados com validade jurídica, Certificado Digital de criptografia das informações, além de estruturas, ferramentas e políticas para atender os mais altos níveis de segurança da informação. Assim, a empresa garante aos seus clientes de todos os portes e segmentos, o sigilo necessário para um gerenciamento e armazenamento seguro de documentos em suas soluções.
Até mesmo os clientes que possuem operações críticas, como bancos e operadoras de telefonia móvel, que precisam cumprir exigências legais de seus órgãos reguladores (Banco Central e Anatel, respectivamente), são atendidos pelas políticas de segurança.
Como é o processo de implementação de GED?
A X-Scan avalia a necessidade do cliente e elabora um projeto personalizado para supri-la. Os documentos são digitalizados, organizados e indexados de maneira ordenada e específica. É criada a atribuição de acesso, onde são definidas as permissões para cada informação. Além disso, é criado o controle de temporalidade dos documentos, segundo as leis vigentes. Todas as informações estarão armazenadas em ambiente contingenciado interligado à internet em nível máximo de segurança, permitindo o rápido acesso e busca do usuário autorizado de qualquer lugar no mundo.
Quanto tempo um documento precisa ser guardado?
A exigibilidade de apresentação de documentos varia de acordo com a legislação específica. A X-Scan mantém profissionais acompanhando as evoluções das leis, mantendo sempre informado acerca das mudanças de temporalidade.
Onde a documentação é guardada?
A X-Scan mantém servidores em nível 5 de segurança em ambiente físico conhecido como datacenter. Além do controle de acesso por certificado digital no ambiente virtual, no real é realizado por biometria e segurança lógica via firewall. Realiza backups diários e possui plano de contingência, onde todas as informações podem ser espelhadas em ambiente idêntico sem comprometimento ou perda de informações. Os documentos são criptografados, impedindo dessa forma que pessoas não autorizadas acessem os dados.